表計算で管理していた情報をラクシェアへ移す方法
多くの職場では、連絡先や当番表、取引先からの問い合わせの記録などを表計算のファイルで管理しています。便利な反面、「最新のファイルがどれか分からない」「誰かが開いていて書き込めない」といった困りごとも起きがちです。ここでは、そうした情報をラクシェアへ移す手順をご紹介します。
移す前の準備（10分）
まず、移したいファイルを1つ選びます。いきなりすべてを移そうとせず、毎日よく使う1つから始めるのがおすすめです。
- 1行目が項目名（「名前」「電話番号」「担当」など）になっているか確かめる
- 結合したセルや、途中の空いた行をなくしておく
- 不要な列は消しておく（後からでも消せます）
この準備をしておくと、取り込みがきれいにできます。
取り込みの手順（5分）
- ラクシェアで、情報を置きたいチームの画面を開きます。
- 左のメニューから「一覧」を選び、「新しい一覧を作る」を押します。
- 「ファイルから作る」を選び、表計算のファイルを画面にドラッグします。
- 項目名が正しく読み取れているか確かめ、「取り込む」を押します。
1,000行ほどのファイルなら、数秒で取り込みが終わります。
取り込んだ後の設定（15分）
見られる人を決める
一覧ごとに、見られる人と書き込める人を決められます。たとえば連絡先の一覧なら「全員が見られる、総務だけが書き換えられる」といった設定にします（チームプラン以上）。
通知を決める
問い合わせの記録のように、新しい行が増えたら担当者に知らせたい場合は、「行が追加されたら通知する」をオンにします。
元のファイルの扱いを決める
二重に管理すると、どちらが正しいか分からなくなります。取り込んだら元のファイルは「保管用」の名前に変え、書き込まないよう社内に知らせましょう。
うまくいかないときは
文字化けする場合は、表計算のソフトで「CSV（UTF-8）」の形で保存し直してから取り込んでください。それでも解決しない場合は、画面右下の「？」からチャットでご相談ください。ファイルを確認しながらお手伝いします。