導入後3か月で定着させる5つの手順

「せっかく契約したのに、結局みんなメールに戻ってしまった」。情報共有の仕組みでよく聞く悩みです。私たちがこれまで導入をお手伝いしてきた中で、3か月後もしっかり使われている会社には共通点がありました。ここでは、その進め方を5つの手順にまとめます。

手順1：最初は1つのチームだけで始める（1〜2週目）

いきなり全社で始めると、困ったときに相談できる人がいません。まずは5〜10人ほどの1つのチームで始めましょう。スタートプランなら5人まで無料、チームプランも30日間無料で試せます。前向きな人が多いチームを選ぶのがこつです。

手順2：「ここに書く」ことを1つ決める（2週目）

何でも載せてよいと言われると、かえって誰も書きません。「週の予定はラクシェアに書く」「日報はラクシェアで出す」など、必ずここを使う用事を1つ決めます。紙やメールで同じことをしないことも大切です。

手順3：読まれたかを確かめ、声をかける（3〜4週目）

既読の確認を見ると、読んでいない人が分かります。責めるためではなく、「通知が届いていないかも」と声をかけるきっかけに使いましょう。多くの場合、スマホの通知の設定が原因です。

手順4：うまくいったことを社内に紹介する（2か月目）

最初のチームで「探す時間が減った」「電話が減った」など、小さな成果が出たら、朝礼や社内の掲示板で紹介します。ほかのチームの「うちも使いたい」を引き出すのが目的です。この時期に、使い方の手引きを社内向けに整えておくと広げやすくなります。

手順5：古い仕組みを止める日を決める（3か月目）

全体に広げたら、これまでの回覧板やメールの一斉送信を止める日を決めて知らせます。古い仕組みが残っていると、人はどうしても慣れた方を使ってしまいます。止める日の1か月前と1週間前に案内するのがおすすめです。

まとめ

大切なのは、一度に全部を変えないことです。小さく始めて、成果を見せて、最後に古い仕組みを片付ける。この順番を守るだけで、定着のしやすさが大きく変わります。チームプラン以上では、担当者がこの手順に沿って導入の計画づくりをお手伝いします。お気軽にご相談ください。